Matrículas na UC: Metade do tempo de duração para um atendimento cada vez mais personalizado
Não há uma segunda oportunidade para causar uma primeira boa impressão. Por isso, na hora de dar as boas-vindas aos alunos que lhe chegam através da 1.ª fase do Concurso Nacional de Acesso ao ensino superior (este ano são 3184, um número recorde na instituição), a Universidade de Coimbra conseguiu transformar o processo de matrícula em algo bem mais simples e agradável para os recém-chegados – sem as longas esperas do passado. Nos últimos seis anos (entre 2011 e 2017), aumentou 44% o número de estudantes de 1.º ano que escolheu matricular-se presencialmente e diminuiu para quase metade o tempo que levaram a completar a inscrição.
Os resultados estão à vista. Desapareceram por completo os casos dos estudantes que não se conseguiam inscrever à primeira e tinham de voltar no dia seguinte. O processo de matrícula, desde que é feito o primeiro acesso à InforEstudante (plataforma informática onde é realizada a matrícula) até à lacragem da inscrição – único período de tempo que é possível contabilizar com rigor – está muito mais rápido: de uma duração média de 57,45 minutos (em 2011/12) passou para apenas 31,98 minutos (em 2017/18). E permite responder com rapidez às necessidades diferenciadas dos alunos e esclarecê-los quanto aos passos a dar. Por isso, não admira que – ao contrário de tantas atividades em que cada vez mais pessoas tratam dos assuntos pela internet – o número de novos alunos que optam pela matrícula presencial em vez da opção online tenha crescido de 1573 (em 2011/12) para 2265 (em 2017/18). Os dois primeiros dias de inscrições deste ano (segunda, 10, e terça, 11) confirmam a tendência: dos 1313 novos alunos que já se matricularam, mais de três quartos (1008, 76,8%) fizeram-no presencialmente.
“Esta evolução é resultado de um trabalho de equipa transversal a vários serviços da administração da Universidade de Coimbra e deve-se a muitas melhorias que foram alcançadas ao longo dos últimos anos – sobretudo com a introdução da ficha-foto em formato digital, em 2015/16 (antes os estudantes tinham de trazer uma fotografia em papel, para se digitalizar; agora a foto é tirada dentro do circuito de matrícula e fica logo integrada no processo)”, descreve a Administradora da UC, Teresa Antunes. Esses ganhos são também visíveis numa enorme diminuição dos gastos com impressões em papel. “Passámos de um mínimo de oito folhas dadas aos estudantes para três folhas impressas, o que é bom para o estudante que leva menos papel, mas também para o erário público, pois permite uma poupança substancial em toner e folhas (cerca de 15 mil/30 resmas por ano)”, acrescenta a responsável.
Com a instituição de um regime de inscrição diferenciado para os alunos da Faculdade de Letras (onde a inscrição do 1.º ano tem uma série de particularidades, como a escolha de um professor-tutor), bem como a introdução de um escalonamento alfabético pela letra inicial do nome (por exemplo, alunos com nomes iniciados em A e B tiveram atendimento preferencial no dia 10, C a G no dia 11 e assim sucessivamente), a Universidade de Coimbra conseguiu distribuir os estudantes pelos vários dias da semana, diminuindo filas e o tempo de espera. Enquanto em 2011/12 mais um de terço do total de inscrições no circuito presencial e online (1099 / 38,9%) se realizou logo no primeiro dia de matrículas, causando substanciais congestionamentos, agora a distribuição é bem mais equilibrada pelos cinco dias. Seguindo a tendência dos últimos anos, no primeiro dia de inscrições de 2018/19 matricularam-se 761 estudantes, 23,9% do total de 3184 colocados na instituição.
Com estes resultados, também proporcionados pelo novo mecanismo de gestão das senhas de inscrição (iniciado no ano passado), os benefícios de fazer presencialmente a matrícula na UC são claros. “Cada estudante recebe uma ajuda personalizada, aprende a utilizar a plataforma informática (a InforEstudante também serve para realizar as matrículas nos anos seguintes do percurso académico) e sai daqui com tudo resolvido. Além disso, com a informatização de todo o processo no momento da matrícula presencial, o estudante fica de imediato com o pedido de cartão de identificação feito, que depois lhe dá acesso a todos os serviços e facilidades da UC, recebendo uma carta uns dias depois com o local e horário onde pode proceder ao seu levantamento junto da sua Faculdade”, aponta Teresa Antunes.
A estes fatores junta-se ainda a reorganização do espaço exterior ao circuito de matrículas (instalado no edifício da Faculdade de Medicina, no Polo I), onde dezenas de voluntários das secções e núcleos da Associação Académica de Coimbra ajudam na integração dos novos colegas, num ambiente de alegre acolhimento. “A matrícula presencial permite-lhes conhecer a oferta dos Serviços de Ação Social e as várias secções e núcleos da Associação Académica, começar a conviver com os colegas e a sentir o ambiente que vai encontrar na Universidade de Coimbra”, explica a Administradora da UC. “É o primeiro contacto deles com a instituição. Queremos que seja privilegiado e acolhedor e que se sintam seguros e esclarecidos”, conclui.